Zgrada može imati više sustava koji zahtijevaju redovite servise, periodične preglede ili posebnu dokumentaciju. Točan popis i rokovi ovise o opremi, starosti objekta, ugovorima i važećim propisima.
Napravite jedinstvenu evidenciju
Umjesto praćenja pojedinačnih papira, korisno je voditi tablicu ili digitalni registar s nazivom sustava, datumom posljednjeg pregleda, sljedećim rokom, izvođačem i mjestom na kojem je spremljen zapisnik.
Ovisno o zgradi, evidencija može obuhvatiti:
- dizala i drugu ugrađenu opremu
- sustave zaštite od požara
- plinske i električne instalacije
- kotlovnicu i sustav grijanja
- dimnjake i ventilacijske kanale
- vrata, rampe, hidrantsku mrežu i sustave dojave
Ovaj popis nije univerzalna kontrolna lista zakonskih obveza. Za svaku zgradu treba utvrditi koji su sustavi stvarno ugrađeni i koji se zahtjevi na njih primjenjuju.
Zapisnik je važan koliko i izvršeni servis
Nakon pregleda treba sačuvati zapisnik, potvrdu ili drugi odgovarajući dokument. Ako su utvrđeni nedostaci, potrebno je evidentirati rok za njihovo uklanjanje i zatim povezati dokaz o izvedenom popravku s izvornim zapisnikom.
Kalendar rokova vrijedi pregledati pri izradi godišnjeg plana. Tako se servisi mogu financijski planirati, a manja je vjerojatnost da važna obveza ostane neprimijećena.