Uredno složena dokumentacija omogućuje da se odluke donose na temelju provjerljivih podataka. Također olakšava prijavu štete, pripremu radova, kontrolu troškova i promjenu odgovornih osoba.
Osnovne skupine dokumenata
Dokumentacija se može organizirati u nekoliko cjelina:
- ugovori o upravljanju i međuvlasnički dokumenti
- odluke i zapisnici suvlasnika
- godišnji planovi i izvještaji o izvršenju
- financijski izvještaji, ponude, računi i pregled prometa
- police osiguranja i dokumentacija prijavljenih šteta
- projektna i tehnička dokumentacija dostupna zgradi
- zapisnici pregleda, atesti, servisi i jamstva
- ugovori s izvođačima i evidencija izvedenih radova
Popis se razlikuje od zgrade do zgrade. Stariji objekti možda nemaju svu izvornu dokumentaciju, pa treba jasno evidentirati što postoji, što nedostaje i može li se pribaviti preslika.
Dostupnost uz kontrolu pristupa
Digitalni sustav olakšava pretraživanje i smanjuje ovisnost o papirnatim registratorima. Dokumente je korisno imenovati dosljedno, dodati datum i povezati ih s konkretnim radom ili odlukom.
To ne znači da svaki dokument mora biti javno dostupan svima. Osobni podaci, podaci za pristup i druga osjetljiva dokumentacija zahtijevaju odgovarajuću kontrolu pristupa. Suvlasnicima i predstavniku treba omogućiti pristup u opsegu koji odgovara njihovoj ulozi i važećim pravilima.