Promjena upravitelja nije samo potpis novog ugovora. Potrebno je uredno prenijeti financijske podatke, dokumentaciju, otvorene poslove i informacije o tehničkom stanju zgrade.
1. Utvrđivanje potreba i odluke suvlasnika
Prije odluke korisno je popisati glavne razloge promjene, trenutačne poteškoće i očekivanja od budućeg upravljanja. Postupak odlučivanja treba provesti u skladu s važećim pravilima i dokumentima zgrade.
2. Popis dokumentacije i otvorenih obveza
Pripremite pregled ugovora, stanja računa, neplaćenih obveza, aktivnih radova, reklamacija, osiguranja, servisa i rokova. Što je popis precizniji, manja je mogućnost da se tijekom prijelaza izgubi važna informacija.
3. Primopredaja
Primopredaja treba biti evidentirana. Dokumenti se predaju u dogovorenom formatu, a financijsko stanje i otvorene stavke provjeravaju se prema dostupnim izvještajima. Posebno treba označiti hitne tehničke probleme i ugovore koji zahtijevaju skoru odluku.
4. Početni plan nove suradnje
Novi upravitelj s predstavnikom suvlasnika dogovara kontakte, način prijave problema, ovlasti, ritam izvještavanja i prve prioritete. Početni plan ne mora riješiti sve odjednom, ali treba jasno pokazati što se rješava prvo, tko je odgovoran i kada slijedi nova informacija.
Točan pravni i administrativni postupak ovisi o okolnostima zgrade, postojećim ugovorima i važećim propisima, pa se svaki prijelaz provjerava zasebno.